淺析酒店采購成本控制
更新時間： 2013-08-26點擊數(shù)：1998
深圳酒店用品小編介紹：成本控制是酒店經(jīng)營管理中要研究的永恒話題。作為財務(wù)管理人員，財務(wù)數(shù)字并不是衡量酒店利潤最大化的唯一標(biāo)準(zhǔn)。要想讓時針走得準(zhǔn)，就必須控制好秒針的運行，在酒店管理中，省錢往往比賺錢容易得多。
成本控制應(yīng)從原材料成本這個源頭抓起。原材料成本占餐飲成本的比例最高。據(jù)統(tǒng)計，我國飯店行業(yè)，食品原料成本占食用收入的比例為35%～50%左右，酒水成本占酒水收入的25%～40%左右。由于采購管理是成本控制中難度最大的一環(huán)，作為餐飲成本控制的源頭——原材料的采購，最容易產(chǎn)生漏洞，它是飯店經(jīng)理人關(guān)注的重點和焦點。如果能從根本上堵住采購環(huán)節(jié)的漏洞，飯店的成本控制至少已達(dá)到了50%的效果。
因此，控制采購成本對一個飯店的經(jīng)營業(yè)績至關(guān)重要。采購成本下降不僅體現(xiàn)在飯店現(xiàn)金流出的減少，而且直接體現(xiàn)在產(chǎn)品成本的下降、利潤的增加，以及飯店競爭力的增強。由于材料成本占營業(yè)成本的比例很高，因此，控制好采購成本并使之不斷下降，是一個飯店不斷降低產(chǎn)品成本、增加利潤的重要和直接手段之一。
一、完善采購制度，做好采購成本控制的基礎(chǔ)工作
采購工作涉及面廣，并且主要是和外界打交道，因此，如果飯店不制定嚴(yán)格的采購制度和程序，不僅采購工作無章可依，還會給采購人員提供暗箱操作的溫床。完善采購制度要從以下幾個方面做起：
1、建立嚴(yán)格的采購制度
建立嚴(yán)格、完善的采購制度，不僅能規(guī)范企業(yè)的采購活動、提高效率、杜絕部門之間扯皮現(xiàn)象，還能預(yù)防采購人員的不良行為。采購制度應(yīng)規(guī)定物料采購的申請、授權(quán)人的批準(zhǔn)權(quán)限、物料采購的流程、相關(guān)部門（特別是財務(wù)部門）的責(zé)任和關(guān)系、各種材料采購的規(guī)定和方式、報價和價格審批等。比如，可在采購制度中規(guī)定采購的物品要向供應(yīng)商詢價、列表比較、議價，然后選擇供應(yīng)商，并把所選的供應(yīng)商及其報價填在請購單上；還可規(guī)定超過一定金額的采購須附上三個以上的書面報價等，以供財務(wù)部門審核。
2、建立供應(yīng)商檔案和準(zhǔn)入制度
對飯店的正式供應(yīng)商要建立檔案，供應(yīng)商檔案除有編號、詳細(xì)聯(lián)系方式和地址，每一個供應(yīng)商檔案應(yīng)經(jīng)嚴(yán)格的審核才能歸檔。飯店的采購必須在已歸檔的供應(yīng)商中進(jìn)行，供應(yīng)商檔案應(yīng)定期或不定期地更新，并有專人管理。同時要建立供應(yīng)商準(zhǔn)入制度。重點材料的供應(yīng)商必須經(jīng)質(zhì)檢、物料、財務(wù)等部門聯(lián)合考核后才能進(jìn)入，如有可能要實地到供應(yīng)商生產(chǎn)地考察。
3、建立價格檔案和價格評價體系
采購部門對所有采購物資建立價格檔案，對每一批采購物品的報價，首先與歸檔的材料價格進(jìn)行比較，分析價格差異的原因。如無特殊原因，原則上采購的價格不能超過檔案中的價格水平，否則要做出說明。對于重點物資的價格，建立價格評價體系，由單位有關(guān)部門組成價格評價組，定期收集有關(guān)的供應(yīng)價格信息，分析、評價現(xiàn)有的價格水平，并對歸檔的價格檔案進(jìn)行評價和更新。
4、建立材料的標(biāo)準(zhǔn)采購價格以進(jìn)行比價采購
財務(wù)部對重點監(jiān)控的物資根據(jù)市場變化的產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)成本定期定出標(biāo)準(zhǔn)采購價格，促使采購人員積極尋找貨源，貨比三家，不斷地降低采購價格。
通過以上四個方面的工作，雖然不能完全杜絕采購人員的暗箱操作，但對完善采購管理，提高效率，控制采購成本，確實有較大的成效。
二、降低材料成本的方法和手段
1、通過付款條款的選擇降低采購成本
如果飯店資金充裕，或者銀行利率較低，可采用現(xiàn)金交易或貨到付款的方式，這樣往往能帶來較大的價格折扣。
2、把握價格變動的時機
價格會經(jīng)常隨著季節(jié)、市場供求情況而變動，因此，采購人員注意價格變動的規(guī)律，把握好采購時機，為飯店節(jié)約資金，創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)價值。
3、以競爭招標(biāo)的方式來牽制供應(yīng)商
對于大宗物料采購，一個有效的方法是實行竟?fàn)幷袠?biāo)，通過供應(yīng)商的相互比價，最終得到底線的價格。此外，對同一種材料，應(yīng)多找?guī)讉€供應(yīng)商，通過對不同供應(yīng)商的選擇和比較使其互相牽制，從而使單位在談判中處于有利的地位。
4、向廠商直接采購或結(jié)成同盟聯(lián)合訂購
向廠商直接訂購，可以減少中間環(huán)節(jié)，降低采購成本，同時廠商的技術(shù)服務(wù)、售后服務(wù)會更好。另外，今后的發(fā)展方向是：有條件的幾個同類單位結(jié)成同盟聯(lián)合訂購，以克服單體酒店數(shù)量小而得不到更多優(yōu)惠的矛盾。
5、選擇信譽佳的供應(yīng)商并與其簽訂長期合同
與誠實、講信譽的供應(yīng)商合作不僅能保證供貨的質(zhì)量、及時的交貨期，還可得到其付款及價格的關(guān)照，特別是與其簽訂長期的合同，往往能得到更多的優(yōu)惠。
6、充分進(jìn)行采購市場的調(diào)查和信息收集
一個飯店的采購管理要達(dá)到一定水平，應(yīng)充分注意對采購市場的調(diào)查和信息的收集、整理，只有這樣，才能充分了解市場的狀況和價格的走勢，使自己處于有利地位。
三、實行戰(zhàn)略成本管理來指導(dǎo)采購成本控制
1、估算供應(yīng)商的產(chǎn)品或服務(wù)成本
我們以前的采購管理只是過多強調(diào)公司內(nèi)部的努力，而要真正做到對采購成本的全面控制，僅靠自己內(nèi)部的努力是不夠的，應(yīng)該對供應(yīng)商的成本狀況有所了解，只有這樣，才能在價格談判中占主動地位。在談判過程中，可通過參觀供應(yīng)商的設(shè)施，觀察并適當(dāng)提問以獲得更多有用的數(shù)據(jù)；甚至為了合作，明確要求供應(yīng)商如實提供有關(guān)資料，以估算供應(yīng)商的成本。在估計供應(yīng)商成本并了解哪些材料占成本比重較大之后，可安排一些使自己在價格上有利的談判，并盡可能加強溝通和聯(lián)系，即與供應(yīng)商一起尋求降低大宗材料成本的途徑，從而降低成自己單位的材料成本。進(jìn)行這種談判，要始終爭取雙贏的局面，以達(dá)到與供應(yīng)商建立長期良好的合作關(guān)系。
2、對競爭對手進(jìn)行分析
對競爭對手進(jìn)行分析的目的是要明確我方與競爭對手相比的成本態(tài)勢如何。我們的優(yōu)勢在哪里，對手的優(yōu)勢在哪里，優(yōu)勢和劣勢和根源是什么，是源自于我們與競爭對手戰(zhàn)略上的差異，還是源自于各自所處的不同環(huán)境，或是單位內(nèi)部結(jié)構(gòu)、技術(shù)、管理等一系列原因。
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